Én forkert besked og det går galt
Af erhvervspsykolog og forfatter Mads Schramm
På gulvet sidder en mand. Hans hænder er fugtige og svedperler løber ned af hans pande. Hans blik er fokuseret på en tidsindstillet bombe. Den skal afmonteres. Over mobilen får han instrukser fra en kollega. Han har fem minutter, før bomben sprænger i luften.
Vi er hverken på set til Denzel Washington næste actionfilm eller med i Olsenbanden. Vi er til workshop på MSSM 2017 (Maritim Sikkerhed, Sundhed og Miljø-konference) på Nyborg Strand, hvor deltagere får et indblik i, hvad det vil sige at arbejde med langdistanceledelse.
Denne øvelse svarer til et skib og kontor-situation, hvor der skal løses komplicerede opgaver, selvom man er på distance af hinanden, og kun har telefon og e-mail til rådighed og stramme dead-lines. Man har ikke samme adgang til at se og røre ved den opgave, der skal repareres eller håndteres. Man skal samarbejde fra to forskellige verdener – en ”skibsverden” og en ”kontorverden”. Og det kræver en række vigtige kompetencer og opmærksomheder. Selvom det sjældent drejer sig om tids-indstillede bomber på skibet, er der situationer mellem skib og kontor, der kan have graverende konsekvenser for både menneskeliv og for virksomhed. Om de to deltagere klarede opgaven eller om work-shoppen røg i luften kan du læse længere nede i artiklen.
Virtuelt samarbejde vækster vildt
En tredjedel af alle danske ledere arbejder i dag i et eller andet omfang virtuelt og har medarbejdere og samarbejdspartnere på distancen. En nyere undersøgelse af 50 af de største offentlige og private virksomheder i Danmark viser, at 95 pct. af dem regner med at investere mere i virtuelt samarbejde i fremtiden.
Udviklingen brager med andre ord mod en global teknologiseret verden, og masser af dygtige danske virksomheder som Vestas, Oticon, Novo, Lego og Systematic vækster ved at blande sig på tværs af markeder og grænser og samarbejde via virtuelle redskaber. Sådan har det været i rederibranchen altid. Distancesamarbejdet mellem skib og kontor har på godt og ondt altid været en præmis i branchen.
Det virtuelle maskinrum
I den maritime verden er distancesamarbejdet mellem kontorer og skibe helt afgørende for, at det forretningsmæssige lykkes og ikke mindst med høj sikkerhed og rettidig omhu. Her fylder e-mailkorrespondance ofte op mod 80-90 procent af den kommunikation, der finder sted.
Mens workshoppen i Nyborg foregår, og vi snakker om e-mailens store betydning for distancesamarbejdet, fremviser flere af deltagerne e-mails, der tikker ind på deres telefoner undervejs, hvor der tydeligvis er lidt misforståelser eller modtageren svarer surt tilbage, og samarbejdet bliver udfordret af kommunikationsformen.
Nogle af pointerne fra workshoppen handler om, at du som virtuel leder (kaptajn, maskinchef, superintendent mv.) skal arbejde bevidst med din e-mail kommunikation. Du skal gøre dig umage med en god tone, lidt høflighed og ikke mindst sikre dig, at budskabet er klart og tydeligt. Du kan skabe og pleje relationer via mailen, hvis du gør det ordentligt. Du skal være tydelig og eksplicit i din kommunikation. Dvs. du kommunikerer din egen kommunikation for at lede forståelsen i en bestemt retning. Fx ”Jeg forstår din e-mail sådan og sådan. Er det korrekt forstået.” ”Jeg spørger fordi jeg vil være sikker på, at vi er enige. Det er vigtigt, min besked læses som en mulig idé, du kan overveje, og ikke en ordre.”
Det også vigtigt at prøve at ramme den samme “tone” som den person, du skriver med. Er tonen mere uformel, så vær også selv lidt uformel. Det skaber en god relation, når man kommunikerer i samme “toneleje”. Det kan også være en god idé at få andre til at læse dine e-mails igennem, hvis de er særligt vigtige, og tjekke at dit budskab fremstår, som du gerne vil have det, og ikke kan misforstås. Du skal med andre ord være meget bevidst om, hvordan du kommunikerer. Så kan der også skabes gode relationer og tillid via e-mail.
Det fælles ansvar for det virtuelle samarbejde
Det er også oplagt på rederiseminarer at tale generelt om, hvordan kommunikationen mellem skib og kontor bliver bedst mulig. Hvilke budskaber kræver, at man rejser ud og tager dialogen? Hvornår og hvordan er det hensigtsmæssigt at maile og måske er det bedst at ringe eller lave et videoopkald, hvis muligheden er til stede? Fælles aftaler om e-mail politikken kan også være en hjælp for dig, dine medarbejdere og kollegaer.
Virtuelt samarbejde er et fælles ansvar, ellers lykkedes det ikke. Det handler bl.a. om, at turde melde ind, når fejl og tvivl opstår, eller når medarbejderne er overloadede og på vej mod stress. Du ved ikke, hvordan din kommunikation bliver forstået. Derfor er det vigtigt, at dine kollegaer tør give dig og hinanden feedback og løse konflikter, inden de eskalerer. Konflikter kan nemt eskalere på distancen, fordi vi ikke så nemt får afstemt tingene, når vi ikke er tilstede sammen. I den sammenhæng er tillid meget vigtigt.
Tillidens betydning
Hvis tilliden er høj, får vi nemmere sagt til og fra, og vi kan lettere tolerere fejl og misforståelser hos hinanden. Hvis tilliden er lav, så vil selv de mindste ting hurtigt blive tolket negativt. Dette gælder særligt på distancen, hvor vi ikke lige mødes ved kaffemaskinen eller i kantinen og får talt sammen og klaret de små eventuelle misforståelser.
Tilliden har vi som udgangspunkt i metermål i Danmark, men der skal arbejdes hårdt og kreativt med at skabe tillid på afstand – særligt når forskellige kulturer mødes. Den uformelle kommunikation er vigtig for tillidsopbygningen. Her kan jævnlige telefonsamtaler, hvor der også er plads til det uformelle og man lige hører, hvordan det ellers går om bord eller på kontoret, være vigtigt. Besøg på skibet eller på rederikontoret kan også gøre en forskel, når man får talt og hilst på de vigtige samarbejdspartnere.
Om forfatteren
Mads Schramm er erhvervspsykolog med speciale i ledelse og samarbejde på afstand. Han er også forfatter
til bogen ’Virtuel ledelse – skab resultater, synlighed og nærvær på afstand’.
Har du brug for rådgivning om virtuel ledelse, kontakt Mads Schramm på +45 3029 1975 eller ms@netpsykologer.dk.